Saber como implantar CEDOC é fundamental para os empreendedores que querem se destacar no mercado. O CEDOC é o espaço destinado aos documentos corporativos.
Mas qual a importância de ter esse CEDOC? Que empresas devem destinar esse espaço? Essas foram algumas questões que surgem.
Se você quer saber mais sobre esse assunto, então recomendamos que leia este artigo até o final!
Aqui vamos explicar com mais detalhes sobre o que é CEDOC, por que ter um e como dedicar um tempo nesta implementação fará o diferencial em sua empresa.
Então saiba tudo sobre as vantagens do CEDOC nos tópicos abaixo e boa leitura!
Por que ter um CEDOC?
CEDOC é a sigla de Centro de Documentação. Ou seja, é uma instituição ou serviço que vai centralizar os documentos e informações sobre empresas.
Sua principal função, é manter a padronização em relação ao tratamento dos documentos, em procedimentos que são pré-definidos. Assim, tira das empresas essa responsabilidade, deixando-as livres para focar em suas outras atividades operacionais.
Porque o processo de tratamento e organização de documentos requer um controle muito rigoroso. Ele inclui desde a recepção, identificação, até a organização em si da documentação. Portanto, sua importância é indiscutível.
E para um melhor funcionamento, o CEDOC precisa ter sistemas informacionais como ferramenta de suporte. Isso garante que ele possa operar da maneira mais eficiente para as empresas.
Quais empresas têm um CEDOC?
Como você pode perceber, ter um CEDOC faz todo o diferencial para os empreendedores. E por isso, diversas empresas têm apostado nesse modo de organização de documentos.
Porque essa organização conta com softwares que permitem consultas rápidas para documentos e informações que estão armazenadas. E ele está disponível para diversas empresas, de diferentes áreas, que queriam melhorar a organização de seus documentos e informações.
Evitando o excesso de papel em seu espaço e assim permitindo que sua equipe se concentre em outras áreas. No tópico a seguir vamos explicar com mais detalhes sobre como organizar o CEDOC. Acompanhe!
Como implantar um CEDOC
Agora que você já sabe mais e deseja implanta-lo em sua empresa, preste atenção neste tópico! Caso você tenha um espaço na sua empresa para guardar os documentos, mas não perder tempo na organização e buscar o que precisa, então deve saber como fazer Sedoc e assim ganhar espaço e comodidade.
E muito mais do que a organização do acervo, o CEDOC é uma solução completa para o espaço adequado de seus documentos. E como posso implantar um na minha empresa? Para isso, é importante seguir os passos que destacamos abaixo.
Acompanhe a seguir.
Prepare os arquivos
Primeiramente, você deve preparar todo o acervo da documentação. Assim, faça etiquetas, e os catalogue de acordo com classificações como data, assunto e outras formas , que você achar melhor para a empresa.
Isso vai facilitar muito na hora da digitalização dos documentos. Geralmente, eles podem ser acessados ou localizados por meio do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Mas ainda há casos em que é possível o uso do recurso de Reconhecimento Óptico de Caracteres, ou OCR. Com ele fica muito mais fácil fazer buscas na plataforma, porque tem atalhos como o uso de tags, palavras e frases presentes no texto.
Organização de espaço pessoal
Como você pode ver, o CEDOC envolve a centralização de documentos e informações em um só espaço. O que permite uma forma mais facilitada de localizar os documentos e garante mais produtividade para a empresa.
Além disso, manter o acervo organizado permite buscas mais rápidas por arquivos específicos. Portanto, os funcionários não perdem mais tempo com isso e podem se dedicar melhor a executar suas funções.
Vantagens
Ter um CEDOC evita problemas para encontrar um documento. Além disso, a adoção desta central também apresenta outras vantagens.
Veja quais abaixo:
- Local específico para receber e organizar os documentos;
- Identificação fácil dos documentos;
- Armazenagem correta;
- Segurança e preservação de documentos.
Desta forma, apostar no CEDOC garante ganhos para a sua empresa. Seja de tempo para a organização dos documentos, ou produtividade, já que a equipe terá mais focos em outras áreas importantes.
Agora que você já aprendeu mais sobre a importância do CEDOC e porque a sua adoção na empresa é necessária, não deixe de investir nessa área e garanta os melhores resultados.
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Uma mensagem certa no momento que você mais precisa!
No vídeo abaixo, você aprende mais sobre.
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